Avsnitt tagg: Word

Nu är vi redo för att dokumentet ska exporteras till pdf. Jag dubbelkollar att det står ”klart” i tillgänglighetskontrollen i Word och att jag inte har några nedslag där. Nu exporterar vi dokumentet till pdf.

I Acrobat går du till ”tillgänglighet”, ”tillgänglighetskontrollen”, ”starta kontroll”. Tillgänglighetskontrollen finns bara i PRO-versionen i Acrobat, så den behöver man för att testa tillgängligheten i pdf. På vänster sida ser vi om vi har några nedslag. Om vi öppnar upp den första där det står ”två problem” så ser vi att det inte är nedslag, utan frågetecken. De här kommer alltid att stå där, det är Acrobat som säger att vi måste testa dokumentet manuellt för att programmet inte kan testa läsordningen och kontraster automatiskt. Färgkontraster testade vi tidigare i Word, både automatiskt och manuellt, så jag vet att dokumentet klarar den riktlinjen. Läsordning kan vi titta på, den hittar du i västerpanelen. Här kan jag se att innehållet ligger i logisk ordning, uppifrån och ner.

Nu till frågan, är det här dokumentet nu tillgängligt, eftersom Acrobat inte visar några nedslag på tillgänglighet? Svaret är att dokumentet är delvis tillgängligt. Vi ska titta i PAC som är ett mer pålitligt verktyg för att testa tillgängligheten.

Jag drar dokumentet och släpper i PAC. Notera att vi har två flikar här. Den första är PDF/UA som står för Universal Accessibility. Den andra är WCAG och det är den vi ska fokusera på. Jag trycker på resultat i detalj och ser längst ner under WCAG att vi har flera nedslag. Dokumentet är på god väg att bli tillgängligt och vi har kommit en bra bit på vägen, men för att nå upp till WCAG har vi lite åtgärder att göra först, åtgärder som vi behöver göra i pdf efter export.

Någonting som kan vara väldigt frustrerande – Vi har gjort alla anpassningar för tillgängligheten i Word, använt formatmallen, märkt upp rubriker, listor. Men när vi exporterar dokumentet till pdf, och öppnar upp taggpanelen i Acrobat så står det ”Det finns inga taggar tillgängliga”. Och testar vi dokumentet i tillgänglighetskontrollen kan vi se väldigt många nedslag. Så, vad har hänt här och hur löser man det?

Jo, inställningar vid export är en av de viktigaste sakerna vi behöver tänka på. Har vi fel inställningar, som i det här dokumentet kommer tillgängligheten att raderas vid exporten, inget av det tillgänglighetsarbete vi gjorde i Word följer med till pdf.

Som tur är finns en enkel lösning. När du exporterar från Word, vi går till Arkiv, spara som, väljer pdf, bläddra. Nu, här på ”Alternativ” finns inställningar vid export. Och vad vi kan se här är att ”Visa taggar för dokumentstruktur” inte är checkad. Det betyder att inga taggar kommer följa med vid exporten. Den enkla lösningen är att den ska vara ifylld. När du har gjort det en gång brukar det bli en standardinställning. När vi ändå är här kan vi titta så bokmärken följer med också, och det gör de. Vi testar att exportera dokumentet igen, nu när vi öppnar taggpanelen kan vi se att taggarna har följt med.

Har du inga taggar i ditt dokument behöver du checka i ”Visa taggar för dokumentstruktur” för att tillgängligheten ska följa med till pdf.

En innehållsförteckning är väldigt enkelt att lägga till i Word och fungerar ganska likt bokmärken som vi tittade på i ett tidigare avsnitt. Precis som med bokmärken så fungerar innehållsförteckningen som länkar, för att kunna gå direkt till den rubrik man vill läsa mer om.

Jag kommer radera min innehållsförteckning så skapar vi en ny från början. Jag börjar med att gå upp på ”Referenser”, och längst till vänster finns funktionen ”Innehållsförteckning”. Där får jag upp alternativ på innehållsförteckningar och utseende. Jag kan välja på automatisk innehållsförteckning eller att skriva en egen manuellt, jag väljer den automatiska högst upp. Direkt skapas en innehållsförteckning för de rubriker jag har i mitt dokument, håller jag in ”Ctrl” och hoovrar med musen över ser vi att de är klickbara länkar.

Nu ska vi exportera dokumentet till pdf. Jag öppnar upp taggarna i vänsterpanelen, här finns nu en tagg ”TOC” som står för ”Table of contents” – innehållsförteckning på svenska. Jag öppnar taggen och här har alla rader varsin tagg – TOCI, där I:et står för item. Det viktiga här är när vi öppnar upp nästa tagg, för där har vi nämligen länk-taggen och i länk-taggen finns OBJR taggen. I förra avsnittet pratade vi om att OBJR taggen är det som gör en länk tillgänglig för hjälpmedel. Samma sak gäller för innehållsförteckningen eftersom de också fungerar som länkar. Här har Word gjort ett väldigt bra jobb att få med alla taggar som vi behöver för att innehållsförteckningen ska vara tillgänglig.

Helt perfekt blir det inte. Öppnar vi upp <span> taggarna kan vi se att Word har taggat alla punkter mellan texten och sidnumret, det finns också en tom tagg bakom varje sidnummer. Man måste inte göra något åt det här, hjälpmedel kommer kunna använda innehållsförteckningen som den är. Men vill man kan man göra lite efterarbete i Acrobat för att rensa bort onödigt innehåll.

Funktionen innehållsförteckning i Word fungerar väldigt bra, dubbelkolla gärna i pdf att du har fått med länk och OBJR taggar till din innehållsförteckning.

Att bara skriva en länk räcker inte för att göra länken tillgänglig i pdf. Det går att skapa en länk i Word som exporteras tillgängligt till pdf och det ska vi titta närmre på i det här avsnittet.

I mitt Worddokument har jag en länk till WCAG Networks webbplats. Här har jag bara skrivit text utan att göra något mer, den här länken kommer inte att bli tillgänglig vid export till pdf. Om jag öppnar upp formatmallen och väljer att det ska vara en hyperlänk i listan så kanske man tror att det kommer bli korrekt. Länken får ett nytt utseende men om vi testar att exportera dokumentet till pdf, och i pdf:en går in i taggarna. Här kan vi se att länken ligger i en <p> tagg och inte i en <Link> tagg som den ska göra. Det går att använda länkar i formatmallen om de har rätt inställningar, men här blir det alltså fel och jag ska visa ett annat sätt att märka upp tillgängliga länkar i Word.

Vi går tillbaka till Word, jag markerar texten som jag vill ska bli en länk och högerklickar, i listan kan jag trycka på ”Länk”. Då får vi upp en ruta, högst upp ser vi ”text som visas”. Så om du har kopierat in en URL kan du skriva om texten till något mer lättförståeligt, men jag nöjer mig här med den texten som står. Längst ner skriver jag in adressen, wcagnetworks.com. Vi ska även lägga till en alternativtext till länken. Det gör vi där det står ”skärmtips” till höger. Då får vi fram ”Ange skärmtips för hyperlänk” som kommer bli alternativtexten för hjälpmedel i pdf:en. Jag skriver in WCAG Networks webbplats. Klickar okej och väljer spara.

Nu exporterar jag det här dokumentet till pdf. I pdf:en går vi in till taggarna och scrollar ner till länken. Nu när jag öppnar upp stycket med länken i kan vi se att vi har fått med en länktagg, och öppnar vi upp länktaggen ser vi en OBJR tagg. Det är OBJR taggen som gör länken tillgänglig så det har vi nu fått med. En annan sak, om vi högerklickar på <Link> taggen och i listan väljer ”egenskaper” längst ner. Sen går vi in på ”redigera tagg” och öppnar upp de första objekten så kan vi se att den alternativtexten vi skrev till länken i Word har följt med till pdf.

Se till att alla länkar som du skapar i Word får rätt uppmärkning och exporteras som tillgängliga länkar med <Link> och OBJR taggar.

Tabeller i Word exporteras relativt bra till pdf, de taggas automatiskt som tabeller och alla celler får egna taggar, precis som vi vill ha det.

Ett krav för tabeller är att rubrikrader ska vara uppmärkta som rubrikceller, så vi ska titta närmre på hur man märker upp rubrikrader i Word för korrekt export till pdf.

Vi börjar med att kolla i tillgänglighetskontrollen i Word och ser att vi har nedslag på tabeller. Vi kan testa att exportera dokumentet till pdf och se hur det ser ut i Acrobat. Här tittar vi också i tillgänglighetskontrollen och ser att vi även här har nedslag på tabeller.

Vi går tillbaka till Word och tillgänglighetskontrollen, i hjälptexten står det att vi ska gå till ”design” men det blir fel, så gå till den som heter tabelldesign. För att kunna välja Tabelldesign behöver du först markera en tabell. Under tabelldesign finns ”radrubrik” som inte är ifylld. Så här kan vi markera de celler som ska vara rubriker och välja att de ska vara rubriker. Direkt ser vi i höger ruta att problemet med ”Ingen radrubrik” försvann. Även om jag inte får nedslag i tillgänglighetskontrollen, så har jag också kolumnrubriker. Så här vill jag också klicka i ”första kolumnen” för att få med rubrikceller till dagarna.

Om vi nu exporterar dokumentet till pdf. Och i pdf:en går in på tillgänglighetskontrollen i Acrobat så har vi inga nedslag på tabeller längre. Vi kan också öppna vänsterpanelen och kolla hur det ser ut i taggarna. Vi kan öppna tabellen och här ser vi att det står ”TH” som är rubrikcell i stället för ”TD” som är tabelldatacell.

Den här tabellen behöver jag inte göra så mycket mer med, den fungerar bra så här. Vad som är bra att tänka på är att inte skapa komplexa tabeller, en komplex tabell är mycket svårare att tillgänglighetsanpassa och tar längre tid.

Till exempel den här tabellen som har två rubrikrader i samma tabell. Även om jag väljer att båda raderna ska vara rubrikceller, så kommer inte den andra rubrikraden att exporteras som rubriker. Word märker bara upp en rubrikrad, inte fler. En bättre lösning är att dela upp tabeller i flera och bara ha en rubrikrad per tabell, då blir exporten smidigare och du behöver göra mindre efterarbete i Acrobat sen.

För dokument som är 10 sidor eller fler behöver man lägga till bokmärken, men det är bra att ha för vana att använda bokmärken i alla dokument, oavsett hur många sidor det är på.

Det finns flera sätt att lägga till bokmärken till ett dokument. Det första sättet är att gå upp på Arkiv, sen välja ”spara en kopia”, i listan till höger väljer jag att det ska vara en pdf och sen väljer jag ”bläddra” för att välja var jag ska placera mitt dokument. Innan jag väljer spara ska vi gå in på ”Alternativ” och nu får vi upp en ruta, här finns ett alternativ ”skapa bokmärken med”, jag klickar i checkboxen där och då kommer bokmärken att skapas utifrån rubriker. Jag klickar okej och väljer att spara pdf:en.

Om jag nu går in i Acrobat kan vi gå till vänsterpanelen och öppna upp fliken ”bokmärken”. Här kan jag se att mina bokmärken finns och att det är rubrikerna som har blivit bokmärken. Det positiva med bokmärken är att de fungerar som länkar. Så jag kan klicka på bokmärken och så kommer jag direkt till den sidan, så väldigt användbart speciellt för längre dokument.

Ett annat sätt att skapa bokmärken i Word är att gå upp på ”Acrobat” och klicka på ”inställningar”. Gå sen in på ”Bokmärken” och här kan man välja att ”Konvertera Wordrubriker till bokmärken”. Båda sätten blir rätt så här väljer du vilket av sätten som du tycker känns lättast när du lägger till bokmärken till dina dokument.

I det här dokumentet får jag inga nedslag i tillgänglighetskontrollen, men om jag exporterar dokumentet till pdf. Och i pdf:en testar tillgängligheten kan jag se nedslaget ”Titel – Underkänd”. Vi går tillbaka till Word och ska lägga till en titel där.

Jag går upp på Arkiv i Word, här inne klickar jag på ”info”. Kolumnen ”Egenskaper” på höger sida är den vi ska fokusera på. Där finns ”Titel” som vi kan skriva i. Jag skriver ”Tillgänglighet i Word” som min titel. Titeln är det enda vi måste lägga till här, men för sökmotoroptimeringen finns det fördelar med att fylla i fler av fälten. Längst ner finns ”Visa alla egenskaper” för att få fler alternativ. Här kan man då fylla i till exempel vilket företag, kategori och så vidare för att få bättre räckvidd.

Jag nöjer mig med titel och nu exporterar jag dokumentet till pdf. I Acrobat kan vi gå upp på Arkiv, och välja ”egenskaper”. Och här ser jag att titeln som jag skrev i Worddokumentet har följt med till min pdf. Och kollar jag tillgänglighetskontrollen i Acrobat så ser jag att nedslaget om titel är borta.